会議での委任状、書面投票、電子投票など、他と似ていないものがあります。

たとえば、自治会の会員の参加は、理事会の選出や次年度の年間予算の承認のために、少なくとも毎年必要です。

協会の会合での会員の投票には多くの課題がありますが、最も困難なのは、多くの場合、数百人、場合によっては数千人の会員による直接投票を組織することです。 メンバー全員が直接出席する場合、メンバー全員を収容できるスペースを見つけるのは事実上不可能かもしれません。 一方で、協会の定足数要件を満たすのに十分な会員の参加を集めることができないという逆の問題を抱えている協会もあります。

会議での委任状、書面による投票、電子投票は、適切に使用すれば、年次総会への会員の参加を奨励したいと考えている協会にとって貴重なツールとなるだけでなく、対面投票の煩わしさやコストを回避する選択肢も提供します。 しかし、使い方を誤ると、まったく逆の結果を招く可能性があります。 これらのツールの適切な使用に関する誤解は、不適切な投票の実施につながり、協会に時間と費用を費やすだけでなく、理事会に対する会員の信頼を損なう可能性があります。 これらのツール間の違いを完全に理解することで、協会は時間とリソースを最大限に活用することができます。

まず最初に、理事会は会員の行動を会員会議で行うべきかどうかを決定する必要があります。または会員会議を開かずに行動が行われる場合。 これは非常に重要な違いです。 代理人は、対面、バーチャル、またはその 2 つの組み合わせで開催される会員会議で使用できます。 会員会議の代わりに書面投票および/または電子投票が使用される場合があります。 協会は、委任状を利用して対面での会議を同時に開催し、その後、会員が会議外で書面投票/電子投票による投票を行うことを許可することはできません。

簡単に言えば、委任状は、メンバーが出席できない場合に会議での投票目的で最も一般的に使用されるツールであり、会議を開催せずにメンバーの投票が行われる場合は書面投票および/または電子投票が使用されます。

メンバーがメンバーシップ会議で投票できる唯一の方法は、メンバーが次のいずれかの場合です。

代理人の概念は委任状に似ています。 投票する権限を持つメンバーは、他の人が自分に投票する権限を与えます。 しかし、その単純な概念は、プロキシが不適切に承認された場合にあらゆる種類の問題を引き起こす可能性があります。

代理で協会の会合に参加したい会員が最初に行うべき重要なことが 3 つあります。

協会の管理文書に明示的な要件がない場合、会員が適切に代理人を任命できる確実な方法が 2 つあります。

最も一般的なプロキシの 4 つのタイプは次のとおりです。

会員が一般委任状を使用する事項については、会員は、委任状保有者に会員の投票方法を指示することなく、会員の最善の利益となるように投票するという委任状保有者の判断を信頼していることになります。 会員が指示された委任状を使用する問題については、会員は委任状保持者が委任状に記載された方法で投票することを信頼していることになります。 委任状は、委任状の贈与者と委任状の保有者との間の合意であることを理解することが重要です。 したがって、協会は、委任状保有者が指示された委任者の指示に従って投票することを確認する責任を負いません。 したがって、委任状を発行する会員が信頼できる委任状保有者を任命することが非常に重要です。

繰り返しになりますが、任命の種類に関係なく、代理人が有効であるためには、任命された代理人は協会の会議に（直接またはバーチャルで）出席し、実際に投票する必要があります（定足数代理人が任命されている場合を除く）。 代理人は不在者投票ではなく、たとえ指示された代理人であっても、代理人が代理人の指示に従って投票するという保証がないため、不在者投票として数えることはできません。